什麼是形式發票？
形式發票實際上並非正式發票。它是買方下單後、貨物發貨或交付前發送給買方的初步銷售單據。形式發票通常會列明所購商品、價格以及其他重要信息，例如運輸重量和運費。
要點總結
- 形式發票是在貨物或服務發貨或交付之前發送給買方的。
- 交易完成後，我們會向買家提供最終的正式發票。
- 大多數形式發票都會向買方提供準確的購買價格。
- 沒有規定形式發票的具體格式或呈現方式。
- 形式發票只需要提供足夠的信息，以便海關通過一般檢查確定一批貨物需要繳納的關稅。
瞭解形式發票
形式發票與簡單的報價單不同，它列出了交易條款。但是，這些條款可能會有所變更。形式發票代表着一份善意的預估，用於告知買方，並避免在交易最終確定後出現任何意外或重大費用而產生誤解。
幾乎所有行業的企業都使用形式發票來滿足內部採購審批流程。形式發票簡化了銷售流程，減少了交易啓動後的反覆溝通，因爲所有條款都已預先確定。
大多數形式發票都會向買方提供準確的銷售價格。它們還包括對任何佣金或費用（例如適用的稅費和運費）的估算。
公司可以在發貨前或隨貨發送形式發票。形式發票包含與銷售相關的成本明細，但並非正式的付款通知。形式發票的具體格式和內容並無硬性規定，其樣式可能與正式的商業發票有所不同。
形式發票經常用於國際交易，尤其是在與進口關稅相關的海關事務中。
形式發票的用途
形式發票是賣方用來向買方傳達訂單預期成本、費用和交貨日期的一種方式。這種透明度有助於製造商避免訂單交付時出現任何誤解。形式發票代表了買方預計需要支付的成本估算。
形式發票也爲買方提供了在交貨前協商條款的機會。例如，如果買方對價格、數量或交貨時間不滿意，他們可以聯繫製造商以達成雙方都滿意的解決方案。
雖然法律沒有強制要求，但通常來說，開具形式發票是個好主意，因爲它可以防止交貨時發生糾紛。
形式信息
國際貨運
貨物進入美國海關前需要特定的文件。傳統的商業發票必須列出大量信息，例如買方和賣方、貨物描述、數量、所有發貨物品的價值、購買地點、付款方式、貨幣、承運人等等。
國際貨運無需提供形式發票，但當交易尚未最終完成，需要估算所購商品的成本時，通常會使用形式發票。形式發票應包含足夠的信息，以便海關通過對貨物的初步檢查確定所需關稅。這些信息可以包括：
- 預估價格
- 產品描述及質量
- 產品數量
- 付款方式
- 預計送達時間
如果一家公司使用形式發票進行海關申報，則還必須在 120 天內提交商業發票。
其他交易
形式發票應包含交易的所有細節，即使某些數字尚未最終確定，以免買方感到意外。根據業務類型，形式發票可能包含以下內容：
- “形式發票”和“非發票”這兩個術語
- 交易日期
- 產品描述
- 數量
- 售價
- 交貨日期
- 手續費
- 運費
- 任何客戶或賣家規格
“Pro forma”的意思是“爲了形式”。它用於表明文件中的信息是基於預測，並非最終版本。
形式發票與最終發票
形式發票是對購買協議條款的初步通知，而正式（最終）發票則是正式的商業文件，用於告知收款方其付款義務。正式發票通常在交貨時開具，構成收款方的付款請求。
與正式發票不同，形式發票僅用於避免對交易細節（例如應付金額）產生誤解。它通常在下單時開具，以便買方可以澄清有關價格或交貨日期的任何疑問。
形式發票示例
如果銷售合同條款規定買方在收到特定貨物之前無需支付全款，則公司可以使用形式發票。
例如，麪包店的顧客可能會在形式發票上同意蛋糕的價格，麪包師會在蛋糕做好後送貨。顧客收到最終正式發票後再付款。最終發票金額應與形式發票上的金額相同或接近。
形式發票包含哪些內容？
大多數形式發票都會向買方提供產品描述、售價以及佣金或費用的預估。雖然形式發票的內容可能會有所變動，但它包含了所有交易詳情，確保交易最終完成後不會出現任何意外費用。
商業發票與形式發票有何區別？
傳統的國際貨運商業發票必須列明重要信息，例如買賣雙方、貨物描述、數量、所有貨物的總價值、購買地點、貨幣、運輸方式、付款條款和付款方式。而形式發票僅需包含海關通過對貨物進行初步檢查以確定關稅所需的信息即可。
賣家可以取消形式發票嗎？
不必如此。形式發票只是根據買方訂單對即將進行的交易進行描述，並非實際的付款請求。它確認某些細節，並明確指出其他細節尚待確認。
歸納總結
形式發票是下單時提供的初步文件，概述了銷售條款。雖然它並非正式發票，但形式發票應使買方清楚瞭解銷售條款，包括價格、交貨日期和任何附加費用。它不如正式/最終發票正式，正式/最終發票通常在交貨時開具。