什麼是發票？
發票是一份帶有時間戳的商業單據，詳細列明並記錄買賣雙方之間的交易。如果商品或服務是賒購的，發票通常會詳細說明交易條款，並提供可用的付款方式信息。
發票類型可能包括紙質收據、銷售單、借項通知單、銷售發票或在線電子記錄。
要點總結
- 發票是記錄買賣雙方交易的文件，例如商店的紙質收據或電商平臺的在線記錄。
- 發票是會計內部控制和審計的關鍵要素。
- 發票上的費用必須經過相關管理人員的批准。
- 發票通常會列明付款條款、單價、運費、手續費以及交易過程中列明的任何其他條款。
發票基礎知識
發票正面必須註明“發票”字樣。發票通常包含一個唯一的標識符，稱爲發票編號，方便內部和外部查詢。發票上通常還會包含賣方或服務提供商的聯繫信息，以便在賬單出現錯誤時能夠聯繫到他們。
發票上可能會列明付款條款，以及任何折扣、提前付款詳情或逾期付款產生的財務費用等信息。發票還會列明商品的單價、購買的總件數、運費、手續費、運輸費和相關稅費，並列出應付總額。
公司可以選擇僅以月末結算單作爲所有未結交易的發票。如果採用這種方式，結算單必須註明不會再寄送後續發票。過去，發票通常以紙質形式記錄，並會生成多份副本，以便買賣雙方各自留存交易記錄。如今，電腦生成的發票已十分普遍。發票可以按需打印，也可以通過電子郵件發送給交易各方。電子記錄還便於查找和排序特定交易或特定日期。
形式發票是發貨或交付貨物前發送給買方的初步銷售單據。發票通常會列明所購商品以及其他重要信息，例如貨物重量和運輸費用。形式發票在國際交易中經常用到，尤其是在進口貨物的清關環節。
形式發票具有法律約束力，但銷售條款可能會有所變更。
發票日期的重要性
發票日期代表貨物開具發票並正式記錄交易的時間戳。因此，發票日期包含重要的付款信息，因爲它決定了信用期限和賬單到期日。這對於提供信用額度（例如30天淨期）的機構尤爲重要。發票的實際到期日通常是發票日期後的30天。同樣，公司爲客戶提供的退貨選項通常也設有退貨期限，該期限基於發票上所示的購買憑證開具日期後的一定天數。
電子發票
自計算機時代以來，人們和企業發現電子發票比紙質發票更加便捷。電子發票，或稱電子賬單，是一種電子計費方式，用於生成、存儲和監控交易雙方之間的交易相關文件，並確保雙方協議條款得到履行。
這些電子文檔可能包括髮票和收據、採購訂單、借貸憑證、付款條款和說明以及匯款單。電子發票通常通過電子郵件、網頁或應用程序發送。其優勢包括：
- 持久性和對物理損傷的抵抗力
- 可以輕鬆搜索和排序特定名稱、術語或日期
- 提高可審計性
- 按需印刷或複製的能力
- 數據收集和商業智能能力
- 減少紙張使用
電子發票涵蓋多種技術和錄入方式，是一個通用術語，用於描述以電子方式向客戶提交付款發票的任何方法。爲了促進電子發票的普及和提高效率，世界各地已經制定了多種電子發票標準，例如 EDIFACT 和 UBL。
發票和應付賬款
發票用於庫存控制、會計覈算和稅務申報，記錄產品銷售情況，有助於追蹤應付賬款及其他類似應收賬款。許多公司發貨後會等待買家付款，因此，應付總額對買方而言是應付賬款，對賣方而言則是應收賬款。
現代發票以電子方式傳輸，而非紙質形式。如果發票遺失，買方可以向賣方索取副本。使用發票代表着信用，因爲賣方已交付產品或提供服務，而未預先收取現金。
發票與採購訂單不同，採購訂單是在客戶訂購商品或服務之前創建的。
發票和內部控制
發票是會計內部控制的關鍵要素。發票上的費用必須經相關管理人員批准。或者，發票與採購訂單進行覈對，信息覈對無誤後，方可支付已批准的交易款項。審計公司在進行費用截止測試時，會確保發票被記入正確的會計期間。