什么是发票？
发票是一份带有时间戳的商业单据，详细列明并记录买卖双方之间的交易。如果商品或服务是赊购的，发票通常会详细说明交易条款，并提供可用的付款方式信息。
发票类型可能包括纸质收据、销售单、借项通知单、销售发票或在线电子记录。
要点总结
- 发票是记录买卖双方交易的文件，例如商店的纸质收据或电商平台的在线记录。
- 发票是会计内部控制和审计的关键要素。
- 发票上的费用必须经过相关管理人员的批准。
- 发票通常会列明付款条款、单价、运费、手续费以及交易过程中列明的任何其他条款。
发票基础知识
发票正面必须注明“发票”字样。发票通常包含一个唯一的标识符，称为发票编号，方便内部和外部查询。发票上通常还会包含卖方或服务提供商的联系信息，以便在账单出现错误时能够联系到他们。
发票上可能会列明付款条款，以及任何折扣、提前付款详情或逾期付款产生的财务费用等信息。发票还会列明商品的单价、购买的总件数、运费、手续费、运输费和相关税费，并列出应付总额。
公司可以选择仅以月末结算单作为所有未结交易的发票。如果采用这种方式，结算单必须注明不会再寄送后续发票。过去，发票通常以纸质形式记录，并会生成多份副本，以便买卖双方各自留存交易记录。如今，电脑生成的发票已十分普遍。发票可以按需打印，也可以通过电子邮件发送给交易各方。电子记录还便于查找和排序特定交易或特定日期。
形式发票是发货或交付货物前发送给买方的初步销售单据。发票通常会列明所购商品以及其他重要信息，例如货物重量和运输费用。形式发票在国际交易中经常用到，尤其是在进口货物的清关环节。
形式发票具有法律约束力，但销售条款可能会有所变更。
发票日期的重要性
发票日期代表货物开具发票并正式记录交易的时间戳。因此，发票日期包含重要的付款信息，因为它决定了信用期限和账单到期日。这对于提供信用额度（例如30天净期）的机构尤为重要。发票的实际到期日通常是发票日期后的30天。同样，公司为客户提供的退货选项通常也设有退货期限，该期限基于发票上所示的购买凭证开具日期后的一定天数。
电子发票
自计算机时代以来，人们和企业发现电子发票比纸质发票更加便捷。电子发票，或称电子账单，是一种电子计费方式，用于生成、存储和监控交易双方之间的交易相关文件，并确保双方协议条款得到履行。
这些电子文档可能包括发票和收据、采购订单、借贷凭证、付款条款和说明以及汇款单。电子发票通常通过电子邮件、网页或应用程序发送。其优势包括：
- 持久性和对物理损伤的抵抗力
- 可以轻松搜索和排序特定名称、术语或日期
- 提高可审计性
- 按需印刷或复制的能力
- 数据收集和商业智能能力
- 减少纸张使用
电子发票涵盖多种技术和录入方式，是一个通用术语，用于描述以电子方式向客户提交付款发票的任何方法。为了促进电子发票的普及和提高效率，世界各地已经制定了多种电子发票标准，例如 EDIFACT 和 UBL。
发票和应付账款
发票用于库存控制、会计核算和税务申报，记录产品销售情况，有助于追踪应付账款及其他类似应收账款。许多公司发货后会等待买家付款，因此，应付总额对买方而言是应付账款，对卖方而言则是应收账款。
现代发票以电子方式传输，而非纸质形式。如果发票遗失，买方可以向卖方索取副本。使用发票代表着信用，因为卖方已交付产品或提供服务，而未预先收取现金。
发票与采购订单不同，采购订单是在客户订购商品或服务之前创建的。
发票和内部控制
发票是会计内部控制的关键要素。发票上的费用必须经相关管理人员批准。或者，发票与采购订单进行核对，信息核对无误后，方可支付已批准的交易款项。审计公司在进行费用截止测试时，会确保发票被记入正确的会计期间。